Kao Germany GmbH stellt diese Datenschutzerklärung für Teilnehmer am Celebration of Color Event 2026/ Österreich zur Verfügung, um ihr Vorgehen als Verantwortliche hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Teilnehmer zu erläutern.
1.Geltungsbereich
Diese Erklärung gilt für Sie, wenn Sie am Celebration of Color Event 2026 / Österreich teilnehmen.
2.Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen:
Personenbezogene Daten: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Geburtsdatum, Anschriftdaten, Telefon- undFaxnummer, E-Mail-Adressen (privat oder geschäftlich), Ausweiskopie.
3.Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen und Folgen
Diese Daten werden zum Zwecke der Buchung, Reiseabwicklung sowie Rechnungstellung für dasCelebration of Color Event 2026 in Wien / Österreich verarbeitet. (zusammen „Verarbeitungszwecke“).
Wir stützen uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig und dient dazu, die Reise zum Celebration of Color Event 2026 inWien / Österreich zu organisieren. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, kann es dazu führen, dass wirdie Reiseorganisation für Sie nicht durchführen können.
4.Kategorien von Empfängern und internationale Übermittlungen
Wir können Ihre Daten für folgende Verarbeitungszwecke an Dritte weitergeben:
•innerhalb der Kao-Gruppe: unser Mutterunternehmen, die Kao Corporation in Japan und jedes ihrer verbundenen Unternehmen und Tochterunternehmen (jedes verbundene Unternehmen und Tochterunternehmen, einschließlich uns, wird als „Kao Unternehmen“ und alle zusammen als die „Kao-Gruppe“) bezeichnet) innerhalb der globalen Kao-Gruppe kann Ihre personenbezogenen Daten für die Verarbeitungszwecke erhalten, insbesondere um regelmäßige Prüfungen durchzuführen, die die Einhaltung anwendbarer Gesetze und interner Richtlinien gewährleisten, und um auf Anfragen und gesetzliche Forderungen zu reagieren oder diese zu erfüllen.
•innerhalb bestimmter übernehmender oder erworbener Unternehmen: wenn das Geschäft des Kao Unternehmens, mit dem Sie in Beziehung stehen, ganz oder teilweise verkauft oder übertragen wird oder wenn das Kao Unternehmen eine andere Einheit erwirbt und in das Geschäft des Kao Unternehmens, mit dem Sie in Beziehung stehen, integriert (oder eine ähnliche Transaktion angestrebt wird), können Ihre personenbezogenen Daten vor Transaktionen (z. B. im Rahmen der
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Due-Diligence-Prüfung) oder nach der Transaktion gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich der Rechtsordnung, die für das andere Unternehmen gilt, übertragen werden.
•an Auftragsverarbeiter: bestimmte Dritte, unabhängig davon, ob es verbundene Unternehmen sind oder nicht, können Ihre personenbezogenen Daten erhalten, um diese Daten nach entsprechenden Anweisungen zu verarbeiten („Auftragsverarbeiter“), wenn dies für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist, insbesondere um IT- und anderen administrativen Support zu gewährleisten (z. B. Dienstleister, die Kreditoren-Support oder IT-Hosting und Wartungs-Support anbieten), um anwendbare Gesetze einzuhalten sowie für andere Tätigkeiten. Die Verarbeiter werden vertraglich verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Datenumzusetzen und die personenbezogenen Daten nur nach Anweisung zu verarbeiten.
Es haben nur solche Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die Kenntnis von diesen Informationen haben müssen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen. Das Kao Unternehmen kann ihre bezogenen Daten an Regierungsbehörden, Gerichte, externe Berater und ähnliche Dritte weiter geben, wenn dies gesetzlich gefordert oder erlaubt ist.
Internationale Übermittlungen Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, können an Empfänger übermittelt und von diesen verarbeitet werden, die sich innerhalb oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden („EWR“). Einige der Empfänger befinden sich in Ländern mit bestehenden Angemessenheitsentscheidungen (Kanada). In jedem Fall wird bei der Übertragung ein aus europäischer Datenschutzperspektive anerkanntes und angemessenes Datenschutzniveaugewährleistet. Andere Empfänger können sich in Ländern befinden, die kein angemessenes Datenschutzniveau aus europäischer Datenschutzperspektive gewährleisten. Wir werden alle erforderlichen Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass bei Übertragungen in Länder außerhalb des EWR alle datenschutzrechtlich notwendigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen sind. Hinsichtlich Übertragungen in Länder, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten, werden wir geeignete Sicherheitsvorkehrungen bei der Übertragung treffen, wie zum Beispiel Standard-Datenschutzklauseln der Europäischen Kommission oder einer Überwachungsbehörde, zugelassene Verhaltenskodizes zusammen mit verbindlichen und durchsetzbaren Verpflichtungen des Empfängers oder zugelassene Zertifizierungsmechanismen zusammen mit verbindlichen und durchsetzbaren Verpflichtungen des Empfängers. Sie können uns wie in Abschnitt 7 unten angegeben kontaktieren und eine Kopie solcher angemessenen Sicherheitsvorkehrungen verlangen.
5.Aufbewahrungsfristen
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns und/oder unseren Dienstleistern in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen gespeichert, soweit dies für die Erfüllung unserer Verpflichtungen und nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung der Zwecke, für welche die Daten erhoben werden, erforderlich ist. Sollte das Kao Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter benötigen, werden wir diese aus unseren Systemen und Aufzeichnungen entfernen und/oder Maßnahmen ergreifen, um diese ordnungsgemäß zu anonymisieren, so dass Sie anhand dieser nicht mehr identifiziert werden können (es sei denn, wir müssen Ihre Daten aufbewahren, um die gesetzlichen oder behördlichen Pflichten zu erfüllen, denen das Kao Unternehmen unterliegt).
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Personenbezogene Daten in Verträgen, Kommunikationen und Geschäftsbriefen können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, die eine Aufbewahrung für bis zu zehn Jahre verlangen. Alle anderen werden nach Abschluss des Celebration of Color Event 2026 in Wien / Österreich gelöscht.
6.Ihre Rechte
Das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Ein solcher Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vordem Widerruf der Einwilligung. Bitte kontaktieren Sie uns gemäß Abschnitt 7 unten, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten.
Zusätzliche Datenschutzrechte: Nach anwendbarem Datenschutzrecht haben Sie unter Umständen das Recht auf: (i) Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten; (ii) Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten; (iii) Löschung Ihrer personenbezogenen Daten; (iv) Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten; (v) Übertragbarkeit der Daten und/oder (vi) Widerspruch, Ihre personenbezogenen Daten zu bearbeiten.
Bitte beachten Sie, dass diese vorgenannten Rechte im Rahmen des anwendbaren lokalen Datenschutzgesetzes eingeschränkt sein könnten. Nachstehend finden Sie nähere Informationen zu ihren im Rahmen der DSGVO:
•Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten: Ihnen steht unter Umständen das Recht zu,von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,und in einem solchen Fall Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen. Zu Ihrem Recht
•auf Auskunft gehören unter anderem die Verarbeitungszwecke, die Kategorien betroffener personenbezogener Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die personen bezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden. Dies ist jedoch kein absolutes Recht und die Interessen anderer Personen könnten ggf. Ihr Auskunftsrecht einschränken.
Ihnen könnte unter Umständen das Recht zustehen, kostenlos eine Kopie der verarbeitete personenbezogenen Daten zu erhalten. Für weitere, von Ihnen angeforderte Kopien, können wir unter Umständen eine angemessene Gebühr berechnen, die auf den Verwaltungskosten basiert.
•Recht auf Berichtigung: Ihnen könnte das Recht zustehen, von uns zu verlangen, falsche personenbezogene Daten über Sie zu berichtigen. Abhängig von den Verarbeitungszwecken könnte Ihnen das Recht zustehen, unvollständige personenbezogene Daten zu vervollständigen, einschließlich durch das Bereitstellen einer ergänzenden Erklärung.
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•Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Unter bestimmten Umständen könnte Ihnen das Recht zustehen, von uns die Löschung der Sie betreffenden personenbezogene Daten zu verlangen,und wir könnten verpflichtet sein, solche personenbezogenen Daten zu löschen.
•Recht auf eine Einschränkung der Verarbeitung: Unter Umständen steht Ihnen das Recht zu, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Fallwerden die betreffenden Daten gekennzeichnet und dürfen von uns nur zu bestimmten Zwecken
•verarbeitet werden. Da das Kao Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des vertraglichen Verhältnisses mit Ihnen verarbeitet und verwendet, hat das Kao
•Unternehmen grundsätzlich ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung, das Ihre Verlangen auf Einschränkung überwiegen wird, es sei denn dieses bezieht sich auf Marketingaktivitäten.
•Recht auf Übertragbarkeit der Daten: Unter Umständen könnte Ihnen das Recht zustehen, die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, üblichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an ein drittes Unternehmen zu übermitteln, ohne dass wir Sie daran hindern.
•Widerspruchsrecht:
Unter bestimmten Umständen steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, und wir können verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu verarbeiten. Wenn Sie ein Widerspruchsrecht haben und dieses Recht ausüben, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für solche Zwecke verarbeitet. Sie können von diesem Recht Gebrauch machen, indem Sie uns wie in Abschnitt 7 beschrieben kontaktieren. Es ist möglich, dass ein solches Widerspruchsrecht nicht besteht, weil die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist, um die erforderlichen Schritte vor Vertragsunterzeichnung auszuführen oder einen bereits abgeschlossenen Vertrag zu erfüllen.
Für die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte wie im Abschnitt 7 beschrieben. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
7.Fragen und Kontaktinformationen
Sollten Sie Fragen zu dieser Mitteilung haben oder Ihre Rechte gemäß Abschnitt 6 oben ausüben wollen, so kontaktieren Sie uns bitte unter: http://www.kao.com/global/en/EU-Data-Subject-Request/
Unser Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter: datenschutz.de@kao.com
